لماذا يجب عليك الا تستخدم برنامج اكسل في المحاسبة

Updated: May 2

بواسطة شارلوت ديلون



2012 كانت سنة صعبة بالنسبة لجداول البيانات

أولا، باعت أولمبياد لندن عن طريق الخطأ 20,000 تذكرة لفاعلية السباحة التي يمكنها استيعاب 10,000 فقط. ووفقا لصحيفة "التلغراف"، "قام أحد الموظفين بإجراء خطأ بضغطة واحدة وأدخل ' 20,000 ' في جدول البيانات بدلا من الرقم الصحيح ال10,000 تذكرة المتبقية."

في نفس العام، خسر بنك جي بي مورجان تشيس أكثر من 2 مليار دولار بسبب خطأ في جدول البيانات تضاعف بسبب خطأ حسابي واحد تم تغذيته في معادلات حسابية.


هذا مؤلم.


بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة، يعتبر إكسل هو الخيار البديهي لمسك الدفاتر (إدارة الحسابات). إنه موجود منذ وقت طويل، وهناك الكثير من الدروس على الإنترنت ومن السهل العثور على نماذج للمعادلات الحسابية. والأفضل من ذلك، أنك على الأرجح تمتلك نسخة من البرنامج.

وفي حين أن إكسل يعتبر نقطة انطلاق عظيمة، إلا أن خطر المعادلات المختلة والبيانات الموضوعة في غير محلها والملفات المفقودة يزيد كلما تنمو شركتك. كلما زاد الوقت الذي تقضيه في جدول البيانات، كلما قل الوقت لديك الذي توليه للتركيز في عملك وكلما كان من الصعب الحفاظ على ترتيب الحسابات الخاصة بك.


هناك وقت ومكان لاستخدام جداول البيانات، ولكن إذا كنت لا تزال تستخدم إكسل لإعداد الحسابات الخاصة بك، فقد حان الوقت للتخفيف من المخاطر المعرضة لها حساباتك.


إكسل ليس "مجانا" كما يبدو

تكلفه أداة مثل إكسل ليس لها علاقة بالسعر الموجود على ملصق المنتج. الأمر كله يتعلق بكم من الوقت يتطلب لإدارته. هذه الساعات صعبة القياس ولكنها حاسمة بالنسبة لصحتك العقلية.

الكثير من الموظفين يتجهون إلى العمل بالمحاسبة في الشركات الصغيرة. المسح الاستطلاعي لعام 2014 للشركات الصغيرة (PDF) وجد أنه في حين أن بعض الشركات قادرة على إبقاء الوقت المستغرق في عمليات المحاسبة أقل ما يمكن، إلا أن ذلك ببساطة ليس الحال بالنسبة لمعظم الشركات. في الواقع، 40 ٪ من الشركات الصغيرة تقضي أكثر من 80 ساعة في السنة في اعداد الحسابات الضريبية فقط.


حساب القيمة المالية للزمن المستغرق في عمليات المحاسبة

لنفترض أن الشخص الذي يقضي 10 أيام في السنة في القيام بالعمل المحاسبي يحصل على راتب سنوي مقداره 57,000 دولار (تقريبا متوسط الراتب للموظفين الحاصلين على شهادة جامعية في الولايات الأمريكية).

إذا كانوا يقضون 10 أيام من السنة يعملون فيها على مسك الدفاتر، حينها فإن 2,192 دولار من الراتب يكون قد صرف على هذه العملية. وهذا دون النظر الى تكلفة الفرصة الضائعة الناتج عن عدم القدرة على قضاء ذلك الوقت في المبيعات والتسويق والتوظيف.


باستخدام أدوات أفضل، ينخفض عدد الساعات التي تُقضي في العمل المحاسبي وتنخفض القيمة المالية للزمن المستغرق تبعا لذلك


جداول البيانات لا يمكنها التنبؤ بالتدفق النقدي بدقة

أكثر من 80 ٪ من الشركات التي تنهار، تُرجع ذلك إلى سوء إدارة التدفق النقدي كسبب رئيسي (مصدر). إنه ليس بسبب أن هذه الشركات لا تكسب المال، بل إنه بسبب زيادة صعوبة التنبؤ وإعداد الموازنة كلما ازدادت الشركة في النمو.


احصل على المساعدة التي تحتاج إليها في اتخاذ القرار

عندما أنشأ مايكل ليونج شركة SleepyPod، وهي شركة تصنع ناقلات الحيوانات الأليفة، كان من السهل أن يتنبأ بكم الأموال الذي سيكون لدي الشركة بعد بضعة أشهر في المستقبل.

لكن عندما نمت شركة SleepyPod، أصبح الأمر معقد بالنسبة لمايكل. فقد كان يبيع لمختلف تجار التجزئة بأسعار مختلفة، وكان يشحن دوليا، وكان يدير شركة متنامية.


وهذا ما جعل التدفق النقدي أكثر تعقيدا، مما جعل من الصعب اتخاذ قرارات رئيسية بشأن الشركة. وعندما بدأ استخدام QuickBooks، فإن مايكل أصبح بإمكانه معرفة كل دائن ومدين خاص بالشركة في لحظة. وبالتالي تمكن من الإحاطة بكل شيء.


حيث إنه يقول، "إنه يرسم صورة جيدة حقا حتى نتمكن من اتخاذ قراراتنا المالية، سواء كان الوقت قد حان لشراء المزيد من المخزون، والانتقال إلى موقع أكبر، أو التقليص، أو غير ذلك."


سينتهي بك الأمر إلى استخدام جداول بيانات متضاربة

واحدة من أصعب المشاكل على الإكسل عادة لا يمكن ملاحظتها حتى فوات الأوان: إنها جداول البيانات غير المتناسقة. هذا يحدث طوال الوقت نظرا لأن إكسل ليس مكاناً مركزيا لجميع احتياجاتك في المحاسبة وإعداد الموازنة والمخزون، فأنت بحاجة إلى إضافة البيانات وتغييرها يدويا في أماكن متعددة.

تواجه الشركات الصغيرة منها والكبيرة هذه المشكلة. ولكن كلما كانت الشركة أكبر كلما زاد احتمال مواجهتها لهذه المشكلة. ووفقا لأبحاث فينتانا، فإن حوالي 44% من الشركات التي بحجم الشركات الكبيرة تواجه جداول البيانات الغير متناسقة.

المشكلة الحقيقية وراء الأرقام غير المنطقية هي أنه من الصعب تحديد المشكلة بالضبط. في حين أنه من الممكن تصحيح جدولي بيانات ولكن اذا كان هناك خطأ تم ارتكابه قبل بضعة أشهر، فإنه من الصعب معرفة أيهما الصحيح وأيهما الخاطئ.


الأخطاء الصغيرة تتفاقم

أخطاء جدول البيانات تخضع لتأثير ظاهرة الشلال.


إذا كانت هناك خلية واحدة فقط في جدول البيانات بها خطأ، فإنه يمكن أن يكون لها عواقب ضخمة في المستقبل. الخطأ في إدخال مدخل واحد برقم خاطئ، أو في وضع فاصلة أو علامة عشرية في غير محلها، فإن جدول البيانات الخاص بك سوف يستخدم ذلك وهو ما يؤدي إلى الخطأ في احتساب المعادلات الأخرى.


بالعودة الى 2003، كلف خطأ صغير في جدول البيانات شركة توليد الطاقة الكندية TransAlta مبلغ 24 مليون دولار. ووفقا للسجل، "قال الرئيس التنفيذي ستيف سنايدر أن المشكلة كانت حرفيا خطأ قص ولصق في جدول بيانات إكسل."


ربما لن تخسر 24 مليون دولار، ولكن الخطأ البشري دائما ما يكلف الشركات الإيرادات الكبيرة. خطر الاستهانة بنفقات المخزون الشهرية الخاصة بك أو الإفراط في تخزين المخزون الخاص بك يمكن أن يخلق مشاكل كبيرة للشركات الصغيرة.


جداول البيانات غير مرنة في مواكبة تطور الشركة

قد يكون إكسل مناسبا في بداية إنشاء شركتك. ولكن مع نمو شركتك، تتغير الأمور، وقد تُغير أسعارك، وتزيد التمويل، وتطرح عددا من المنتجات الجديدة، أو توظف عددا إضافياً من الأشخاص. وقبل أن تعرف ذلك، فجدول البيانات الخاص بك لا يمكنه المواكبة لاستيعاب هذه المتغيرات.


هناك الكثير من تحديات الأعمال التي لا يمكن السيطرة عليها. وهذه ليست واحدة منهم.

#محاسبة #كويك_بوكس #شركة_الندى #برامج_محاسبة

0 views