.png)
7 امور اساسيه يجب الاهتمام بها عند شرائك لبرنامج محاسبي
بواسطة : الندى كويك بوكس 2021, اذآر23
تواجه الشركات تحديات عده في ظل الظروف الحالية المتعلقه بفايروس كورونا (كوفيد-19), فتقوم بتقليل مصاريفها و تغيير موازنتها لتتلائم مع الوضع الحالي ولتضمن استمرارية عملها, يمكنك تقليل مصاريف اي موازنه اعددتها, و لكن موازنة شراء برنامج محاسبي لا يمكنك تقليلها.
ان الهدف الرئيسي لشراء برنامج محاسبي هو توفير الوقت و الجهد في تسجيل البيانات و تفادي الاخطاء البشريه للحصول على تقارير موثوقه ودقيقه تمكنك من اتخاذ القرارات الصحيحة, و توفر على الشركة من الناحيه الماديه تكلفه توظيف محاسبين اضافيين, كما تسهل عمليه تسليم الاقرارات الضريبية و تفادي الغرامات الضريبية الناتجة عن الاخطاء او التأخير في تقديم هذه الاقرارات.
عند اختيار شراء برنامج محاسبي , تأكد من توفر الخصائص التالية:
1. هل البرنامج المحاسبي الذي قمت باختياره يوفر لك الخصائص التي تحتاجها؟
ان برامج المحاسبه متوفرة بخصائص متعدده, فاختيارك للبرنامج المحاسبي يعتمد بالدرجه الاولى على طبيعه عملك و احتياجات شركتك, فأذا كنت شركة تجارية تقوم ببيع منتجاتها عن طريق الانترنت, و طبيعة عملك تحتاج الى تسجيل حسابات و اصدار فواتير فقط, عندها يمكنك شراء اي برنامج محاسبي عادي, اما اذا كانت شركتك تعاني من مشاكل بالسيولة المالية و مشاكل في متابعة المخزون وبحاجه الى معالجة ربحية شركتك,فأنت بحاجة الى برنامج محاسبي اكثر تطورا.
2 . هل البرنامج المحاسبي الذي تنوي شرائه سهل الاستخدام؟
ان شرائك لبرنامج المحاسبه تعتبر خطوه اولى لحل مشاكلك, ويتم ذلك باختيارك لبرنامج سهل الاسخدام ليكون حلا لمشاكلك الحالية, فالحسابات المالية معقده بطبيعتها, فأذا قمت بشراء برنامج محاسبي معقد, فانت اتخذت خطوه للوراء و قمت بزيادة مشاكلك وليس حلها, فلذلك يفضل ان تختار برنامج محاسبي سهل الاستخدام بحيث يمكنك التنقل بين اقسامه بسهوله و يوفر ايقونات واضحه للمستخدم.
3. امكانية الوصول الى البيانات المالية
تكمن اهمية المحاسبة في تسجيل الحركات الماليه للحصول على تقارير مالية تساعد في اتخاذ القرارات الصحيحه خصوصا اذا تم الحصول على هذه التقارير بوقت الحاجة لها, لذلك قم اختيار برنامج محاسبي يمكنك من الوصول الى البيانات المالية باي وقت و من اي مكان, فيقلل عليك تراكم عملك اذا كنت ممن يتطلب عملهم السفر او وجود عدة مستخدمين للبرنامج, ويسهل عليك تتبع وضعك المالي, كما يسمح للموظفين و المدقق القانوني الوصول الى البيانات بسهوله, اغلب برامج المحاسبة السحابية توفر تطبيق يعمل على الهاتف الذكي, من هذه البرامج برنامج كويك بوكس اون لاين الذي يوفر تطبيق للهاتف الذكي و يعمل على نظامي التشغيل انرويد و( اي اس او), لذلك قم بشراء برنامج محاسبة سحابي و تجنب البرامج التي يتم تنزيلها على جهاز الحاسوب والتي تمنعك من الوصول الى البيانات المالية الا بوجود جهاز الحاسوب الذي تم انزال البرنامج المحاسبي علية.
4.امكانية ربط البرنامج المحاسبي مع برامج اخرى
تقوم اغلب الشركات باستخدام اكثر من برنامج لاداره اعمالها بسهوله, كبرامج ادارة الموظفين و برامج اداره العملاء و المتاجر الالكترونية و غيرها من البرامج, فاداره و تتبع اكثر من برنامج بالشركة يتطلب فريق عمل كبير مما يؤدي الى ازدواجية بالعمل وارتفاع مصاريف الشركه, لتجنب هذه الامور قم باختيار برنامج محاسبي يوفر امكانية ربطه مع برامجك الحالية و يسمح لك بمزامنة بياناتك من برامجك الحاليه الى برنامج المحاسبه بسهوله فيقلل عليك الجهد والوقت و التكاليف الاضافيه, ضع من ضمن خياراتك برنامج المحاسبة الامريكي كويك بوكس اون لاين الذي يسمح لك بربطه مع مئات التطبيقات المختلفة بسهوله.
5. هل يوفر البرنامج الحماية اللازمة للبيانات
تعتبر حماية البيانات المالية من الامور الحساسه التي يجب اخذها بعين الاعتبارعند شرائك لبرنامج محاسبي, حيث سيتم تسجيل بياناتك الماليه و بيانات الدفع الخاصه بعملائك على هذا البرنامج, فمن المهم معرفة قدره البرنامج الذي قمت باختياره على حمايه هذه البيانات الحساسه من السرقه او الضياع, بالاضافه الى حماية خصوصيه بياناتك و وضعك المالي وعدم السماح لاي شخص غير مخول من الوصول اليها و التلاعب بها لاي غرض كان, لذلك اذا لم تكن هذه الخاصيه واضحه عند اختيارك برنامج محاسبي معين فمن الواجب عليك سؤال مزود البرنامج عنها لتجنب خسارة بياناتك.
على سبيل المثال ، جميع البيانات داخل كويك بوكس اونلاين محمية بتشفير 128 بت( اس اس ال) ويتم نسخها احتياطيًا تلقائيًا في جميع الأوقات
6. هل يتوفر نظام دعم فني موثوق للعملاء؟
من الامور المهمه التي لا يمكن الاستغناء عنها عند اختيارك لأي برنامج محاسبي هي خدمة الدعم الموثوق التي ستحتاجها بعد الشراء ,فادخال برنامج محاسبي على الشركه يعتبر أمر جديدا, و يتطلب فتره طويله للتعود على استخدامه بسلاسه, ولتتمكن من استخدامه بسهوله يلزم حصولك على التدريب اللازم عليه, لتتعرف على اقسام البرنامج وايقوناته و طريقه التنقل فيه, بالاضافه الى وجود فريق موثوق يوفر الدعم الكافي على هذا البرنامج و يمكنك الرجوع اليه عند مواجهتك مشكله معينه على البرنامج, لتتمكن من الحفاظ على استمراريه عملك بسهوله.
7. هل يمكنك تحمل تكلفتة البرنامج المحاسبي التي ستقوم بشرائه؟
توفر عليك عملية شراء برنامج محاسبي تكلفة توظيف فريق محاسبي ضخم ليدير حساباتك, وليتم ذلك بالشكل السليم يجب ان تقوم بشراء برنامج يؤدي مهمه الفريق المحاسبي, و لكن هذا لا يعني انو تقوم بشراء برنامج محاسبي باهظ الثمن و تزيد مصاريفك بدلا من تقليلها, ولا ان تقوم باستخدام احد برامج المحاسبة المتوفره مجانا على الانترنت والتي لا يتوفر فيها الخصائص التي تحتاجها لادارة عملك, بهذا تكون ابتعدت عن الهدفك الاساسي من شراء البرنامج المحاسبي, تأكد من ان تكون على اتطلاع على اسعار البرامج المحاسبيه و خصائصها لتقارن بينها و تقوم باختيار برنامج محاسبي يلبي متطلبات عملك و يمكنك تحمل تكلفتة على المدى البعيد.
لقراءة المقال الأصلي اضغط هنا